Career Info - Sekolah Cikal HO

SEKOLAH CIKAL HEAD OFFICE

1. Procurement Manager

His/her job is to monitor all purchasing process in all Cikal unit in any product or service that the organization may need in order to carry out Cikal business and operate as necessary. He/she sources vendors, negotiates contracts, and ensures prompt delivery. He/she need to be cost effective while also dealing with other factors such as sustainability, risk management and ethical issues. He/she confers with accounts payable to ensure that vendors are paid in a timely manner.                       

Responsibilities :

1. Purchasing

a. Review all purchase request to ensure compliance with school policy;
b. Responsible for the preparation and process purchase orders and documents in accordance with Cikal policies and procedures;
c. Execute and monitor of all regular purchasing duties to fulfill the company needs;
d. Support all division with quotations for the purpose of tenders;
e. Monitors purchase orders for multiple purchases and proposes grouped purchase to reduce cost;
f. Negotiates with vendors to get better prices and deals (in terms of quality, terms, deliveries and services);
g. Composes and maintains all vendor relationships and contracts;
h. Ensure prompt delivery from vendors;
i. Processing payments and invoices to ensure that vendors are paid on schedule.

2. Administration

a. Compiles and maintains all data and information regarding purchases and general affairs;
b. Maintain complete updated supplier, purchasing records/data and pricing in the system;
c. Sources new vendors for better quality inventory as well as better prices;
d. Keeping copy of purchase orders, contract files and using them as reference for the future.

3. Financial Planning and Monitoring

a. Plan and manage inventory levels of materials or products for budget controlling;
b. Conducting research to ascertain the best products and suppliers in terms of best value, delivery schedules and quality;
c. Forecasting price trends and their impact on future activities.

4. Quality Control

a. Schedule supplier/vendor visits and conduct competitor survey to have the updated price and services;
b. Check all goods deliveries from vendor based on purchase order and contract before distributing to the user;
c. Handling and monitoring of claims to factories and vendors for defectives, shortage, missing parts.

5. Others

a. Administer on-line purchasing system;
b. Arrange for disposal or distribution of surplus materials to other unit.


Qualifications :

• Minimum Bachelor degree, having degrees in Logistics, Business Administration, Supply Chain Management or Purchasing is extremely helpful.
• 2+ year related experience
• Fluent both oral and written in Bahasa Indonesia and English

Competencies :

• Financial Planning and monitoring
• Accounting and taxation
• Basic IT knowledge
• Interpersonal, communication and negotiation skills
• Finance and budgeting
• Good judgment and analytical ability

2. IT Infrastructure Staff (Subject email: IT Infrastructure - HO)

Peran dan Tanggung Jawab:

  • Menjadi eksekutor (dengan tim Business Development) untuk memersiapkan infrastruktur IT pada pembangunan lokasi baru atau (dengan internal tim IT) untuk pengembangan lokasi eksisting.
  • Membuat anggaran perencanaan infrastruktur IT sehubungan dengan pembangunan lokasi baru atau pengembangan lokasi eksisting.
  • Bertanggung jawab untuk memastikan tata letak infrastruktur IT terpasang dengan baik sesuai dengan standar pemasangan perangkat elektronik dan pelaksanaan pekerjaan sipil yang berlaku.
  • Memastikan pengalihan infrastruktur IT kepada tim IT Operasional / General Affair, baik di lokasi pengembangan maupun lokasi baru berjalan dengan baik.

Kualifikasi: 

  • Berumur 25 - 30 tahun
  • Memiliki pengalaman minimal 1 tahun dalam pemelilharaan dan pemasangan infrastruktur IT
  • Memiliki pengetahuan tentang perangkat keras, perangkat lunak, sistem operasi (Linux dan Windows Server / Workstation), Remote Access Systems dan keamanan data.
  • Memiliki pengetahuan tentang infrastruktur jaringan termasuk setup & configuration Router (Mikrotik) / Firewall / VPN, jaringan nirkabel (Access Point) dan kabel serat optik / Cat 5 / Cat 6.
  • Memiliki pengetahuan tentang CCTV System, PABX System, Sound System, Finger Print dan TV Cable.
  • Memiliki pengetahuan tentang instalasi listrik (wiring), panel listrik & mesin Diesel / Genset.
  • Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
  • Memiliki kemauan untuk belajar hal baru

 

3. GA Adminsitration Staff

GA Admin Staff bertugas untuk mengontrol segala bentuk administrasi perusahaan terutama terkait Divisi GA. Tugas utamanya adalah pengelolaan arsip dan pembukuan Divisi GA baik di kantor pusat maupun unit Sekolah Cikal, Rumah Main Cikal dan Kampus Guru Cikal.

 

Kompetensi utama GA Admin Staff adalah mampu bekerja mandiri dengan minimum supervisi, dan dapat dipercaya. Menjalankan proses operasional kantor sesuai standar operating prosedur (SOP). 

  1. Melakukan tugas administrasi:
  • Mengkoordinasi seluruh kegiatan pengelolaan administasi kantor terutama pada Divisi GA di seluruh unit berjalan efisien dan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.
  • Melakukan pengelolaan arsip seluruh dokumen Divisi GA di seluruh site.

 2. Melakukan tugas-tugas inventarisasi:

  • Bertanggung jawab atas kegiatan inventarisasi barang yang terkait rencana pengadaan, pencatatan, penyimpanan dan penyusunan daftar serta pengeluaran barang secara sistematis, tertib dan teratur serta sesuai standar di seluruh unit.
  • Melakukan pengecekan fisik barang inventaris pada seluruh lokasi penyimpanan sekaligus stock opname secara berkala bekerja sama dengan unit-unit yang terkait.
  • Membuat rencana pengadaan untuk barang-barang inventaris kantor di setiap site.
  • Membuat laporan mutasi barang serta laporan inventarisasi barang secara berkala.
  • Membuat analisa penggunaan barang operasional kantor dari setiap unit secara berkala.

 3. Melakukan tugas-tugas yang terkait anggaran

  • Memeriksa setiap anggaran Divisi GA yang masuk dan membantu proses monitoring pembayaran dari Divisi FTA.
  • Membuat laporan penggunaan petty cash Divisi GA.
  • Mengelola agenda meeting dan rencana perjalanan bisnis BOD, GM dan tim GA.
  • Melakukan control atas penggunaan dan perawatan peralatan kantor dan perlengkapan kerja di setiap unit, termasuk mesin fotocopy, printer, pesawat telepon dan lainnya sehingga dapat berfungsi dengan baik.
  • Menyiapkan laporan dan presentasi yang dibutuhkan terkait pengelolaan dan operasional Divisi GA.

 4. Others

  • Membantu pelaksanaan training bagi karyawan baru di Divisi GA terkait prosedur kerja dan system GA.
  • Membantu penyelenggaraan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Cikal
  • Selalu terlibat dalam setiap kegiatan atau program Cikal.

 

Kualifikasi

 

  • Minimal D3, diutamakan jurusan Sekretaris atau Administrasi Bisnis
  • Pengalaman 2 tahun pada bidang yang relevan
  • Lancar berkomunikasi lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Inggris

4. Accounting Staff

This position will support Finance, Tax, and Accounting (FTA) division to meet the high standard of accounting process. The responsibilities will cover the input activities of transactions data.

Responsibilities

 

  1. Cash & bank payment voucher
  2. Invoice handling
  3. Receipt voucher handling
  4. Bank reconciliation

Qualifications:

 

  • Bachelor degree in Accounting/Finance
  • Minimum 1 year of related experience
  • Familiar with excel

Please download and save the Application Form. Complete the data and sent it to recruitment@cikal.co.id for registration.

Guideline for sending your resume, cover letter, and Cikal application form via email:

To/ Recipient   : recruitment@cikal.co.id

Subject :  Application letter for Procurement Manager / IT Infrastructure Staff-HO

Message:

To HRD Sekolah Cikal

Attachment size: max 2 MB